Association des propriétaires du lac Deligny • Règlement généraux

Règlement généraux

Article 1 : Nom
Article 2 : Objectifs et chanps d'action
Article 3 : Siège social
Article 4 : Sceau
Article 5 : Membres
Article 6 : Assemblée générales
Article 7 : Conseil d'aministration
Article 8 : Rôles et fonction des administrateurs
Article 9 : Dispositions financières
Article 10 : Amendements aux règlements
Article 11 : Dissolution
Article 12 : Dispositions finales
Article 13 : Comités de travail

Interprétations et définitions

L’emploi du masculin dans ce document sert seulement à alléger son contenu.

À moins d’une disposition expresse ou contraire, ou à moins que le contexte ne le veuille autrement dans ces règlements, la définition des termes ci-dessous est la suivante :

Conseil d’administration :
Désigne l’ensemble des administrateurs qui gèrent et dirigent les affaires de la Corporation, en conformité avec sa charte et ses règlements.

Corporation :
Fait référence à l’Association des propriétaires du Lac Deligny

Discrétion :
Signifie que les règlements confèrent un pouvoir discrétionnaire aux administrateurs; ces derniers peuvent exercer ce pouvoir comme ils l’entendent et au moment où ils le jugent opportun dans le meilleur intérêt de la Corporation.

Majorité simple :
Désigne cinquante pour cent (50 %) plus un (1), des voix exprimées à une assemblée.

Règlements : Désigne les présents règlements ainsi que tous les autres règlements de la Corporation alors en vigueur.

Catégories de membres :
Désignent tout propriétaire foncier de la zone du lac Deligny. Les titres utilisés dans ce document ne le sont qu’à titre de référence et ils ne doivent pas être considérés dans l’interprétation des termes et des dispositions des règlements.

1. Nom

Le nom de la Corporation est : Association des propriétaires du Lac Deligny.

2. Objectifs et champs d'action

La Corporation a pour objectifs et champs d’action de :

Sensibiliser et éduquer propriétaires, utilisateurs, corporations et sociétés à la protection de l’environnement du lac Deligny;
Mettre en place des actions visant la restauration et la protection de l’environnement du lac Deligny, de ses rives et de sa couverture forestière;
Mettre en place une politique de contrôle des types et provenance des bateaux moteurs pouvant utiliser le lac Deligny.
Procéder à un suivi de la qualité de l’eau du lac Deligny et de ses tributaires;
Organiser un ou des événements pouvant développer, auprès des membres de la Corporation, une prise en charge collective de la protection de l’environnement du lac Deligny.

3. Siège social

Le siège social de la Corporation est situé sur le territoire de Mandeville, province de Québec.

4. Sceau

Le conseil d'administration de la Corporation peut, s’il le juge approprié, décider d’un sceau officiel pour la Corporation.

5. Membres

Membres

5.1 L’Association des propriétaires du Lac Deligny comprend une (1) catégorie de membres, soit les membres actifs.

5.2 Les membres actifs, au maximum deux (2) membres par propriété, afin d’obtenir droit de vote, devront avoir acquittée une cotisation déterminée par le conseil d’administration. Le membre actif détenant plusieurs propriétés, ne pourra détenir plus d’un (1) vote.

Retrait

5.3 Tout membre peut en tout temps se retirer comme tel, en signifiant son retrait par écrit adressé au président ou au secrétaire de la corporation. Tout retrait vaut à compter de la réception de l’avis par le secrétaire ou le président. Obligations des membres

5.4 Le membre doit partager les objectifs de la Corporation et en respecter les règlements.

5.5 Le membre doit défendre les intérêts de la Corporation.

Suspension et radiation

5.6 Tout membre dont les comportements, actions ou attitudes sont contraires aux objectifs de la Corporation peut être suspendu ou exclu de celle-ci par résolution adoptée à majorité simple (50% + 1) des administrateurs présents à une assemblée du conseil d’administration et formant quorum.

Avis

5.7 Le secrétaire de la Corporation doit faire parvenir un avis écrit en ce sens au membre suspendu ou exclu (selon l’article 5.6) dans les trente (30) jours ouvrables suivant la résolution du conseil.

Droit d’appel

5.8 Tout membre ainsi suspendu ou exclu (selon l’article 5.6) a le droit de se faire entendre devant l'assemblée générale, à la condition de le demander expressément, par écrit, au moins quarante (40) jours avant la tenue d’une assemblée générale suivant une telle décision. Un vote de deux tiers (2/3) des membres présents peut renverser la décision du conseil d'administration et réintégrer le membre à titre de membre actif. Carte de membre

5.9 Le conseil d'administration peut, s’il le juge à propos, émettre des cartes de membre.

6. Assemblée générale

6.1 L'assemblée générale annuelle est la réunion des membres actifs de la Corporation et en est l’instance suprême.

Assemblée générale annuelle

6.2 L'assemblée générale annuelle des membres de la Corporation a lieu à la date, l’heure et l’endroit déterminés par le conseil d'administration, mais ne doit jamais être tenue plus de quatre-vingt-dix (90) jours après la fin de l’année financière.

Assemblée générale spéciale

6.3 Le président, le conseil d'administration ou vingt membres actifs formulant une demande écrite à cette fin et spécifiant les motifs et objectifs d’une telle assemblée peuvent exiger du secrétaire la convocation d’une assemblée générale spéciale. Le secrétaire doit procéder à cette convocation dans les dix (10) jours ouvrables suivant la réception d’une telle demande.

Avis de convocation

6.4 Toute assemblée générale des membres, tant annuelle que spéciale, est convoquée au moyen d’un avis écrit adressé par la poste à chacun des membres actifs à sa dernière adresse connue, et indique la date, l’heure, l’endroit et le but de l’assemblée.

6.5 Lors d’assemblées générales spéciales, l’avis de convocation doit mentionner de façon précise les affaires exclusives qui y sont traitées.

6.6 Les avis de convocation peuvent également être acheminés par tout moyen électronique. S’il y a lieu, d’autres moyens de communication sont utilisés.

Délai de convocation

6.7 Le délai de convocation de toute assemblée générale annuelle ou spéciale des membres sera d’au moins quinze (15) jours ouvrables.

Quorum de l'assemblée générale

6.8 À l’assemblée générale annuelle, le quorum est constitué de 10% des membres actifs.

Droit de vote

6.9 Tout membre actif présent a le droit de vote sur toute question portée à l’approbation de l'assemblée générale annuelle ou spéciale. Le vote par procuration est prohibé.

6.10 Le président d’assemblée exerce son droit de vote uniquement en cas d’égalité des votes des membres actifs présents.

Décisions

6.11 À une assemblée générale des membres, tant annuelle que spéciale, les décisions sont prises à main levée, à moins que cinq (5) membres actifs présents demandent un scrutin secret. Toutes les décisions de l'assemblée générale se prennent par majorité simple, sauf quand un règlement spécifique exige autrement.

Ajournement

6.12 Toute assemblée générale des membres peut être ajournée à une autre date, par le vote de la majorité simple des membres actifs présents. Dans ce cas, aucun avis d’ajournement n’est requis et toute affaire prévue pourra être traitée.

Pouvoirs

6.13 L'assemblée générale annuelle des membres a juridiction sur les points suivants :

Prendre connaissance du rapport d’activités, adopter les états financiers vérifiés et les prévisions budgétaires présentées par le conseil d'administration;
Nommer un vérificateur externe et/ou un vérificateur-membre-actif non-membre du conseil d’administration.
Ratifier les modifications aux règlements généraux adoptés par les administrateurs depuis la dernière assemblée générale annuelle;
Élire les membres du conseil d'administration en conformité avec les modalités de l’article 7.2 et 7.3;
Réintégrer les membres actifs suspendus ou exclus par le conseil d'administration.

7. Conseil d'administration

Composition

7.1 Le conseil d'administration de la Corporation est composé de sept (7) administrateurs. Nomination

7.2 Les nominations se font de la façon suivante : lors de l'assemblée générale annuelle, les membres actifs présents procèdent à l’élection des administrateurs.

7.3 Les officiers sont choisis parmi les administrateurs dans le cadre de la première réunion du conseil d’administration.

Durée des mandats

7.4 Les administrateurs sont élus pour une durée de mandat de deux (2) ans et sont rééligibles. Cependant, pour l'assemblée générale de fondation, quatre (4) des administrateurs élus ont une durée de mandat de deux (2) ans et trois (3) administrateurs ont une durée de trois (3) ans. Lors de leur première réunion du conseil, les administrateurs procèdent à un tirage au sort pour déterminer la durée du mandat de chacun (deux ou trois ans).

Procédure d’élection

7.5 À l’ouverture de l’assemblée, celle-ci désigne un président et un secrétaire d’élections.

7.6 Le président des élections recueille toutes les mises en candidatures proposées par un membre en règle. A la fin de la période de mise en candidature, le président, en commençant par le dernier nom, demande à chacun des candidats s’il accepte d’être mise en candidature.

7.7 Si nécessaire, les membres présents procèdent à l’élection par mode secret. L’élection se fait par majorité simple soit (50 % plus 1).

7.8 Le président des élections fait rapport des résultats des élections à l’assemblée.

7.9 Le président et le secrétaire d’élections s’engagent à garder secret tout ce qui concerne les résultats quantitatifs des élections. Le président d’élection doit détruire les bulletins de vote après l’annonce des résultats si aucune contestation n’a été faite des résultats annoncés. En cas contraire, un recomptage est fait sur-le-champ en présence des candidats ayant fait l’objet de l’élection.

Assemblées

7.10 Les administrateurs formant le conseil d'administration se réunissent au moins quatre (4) fois dans l’année. La première réunion du conseil d'administration doit se tenir au plus tard trente (30) jours après l'assemblée générale de fondation.

Convocation

7.11 Les réunions du conseil d'administration sont convoquées par le secrétaire, soit sur demande du président ou sur demande de trois (3) administrateurs.

7.12 Les avis de convocation sont communiqués de la manière adoptée par le conseil d'administration dans un délai raisonnable.

Quorum et vote

7.13 Quatre (4) administrateurs constituent le quorum requis pour la tenue de la réunion du conseil d’administration. Toutes les questions soumises sont décidées à la majorité des voix (un vote par administrateur). En cas d’égalité des voix, le président exerce son droit de vote.

Vacances

7.14 Il est du devoir du conseil d’administration de combler, dans les meilleurs délais possibles, tout poste devenu vacant en raison du retrait d’un administrateur. La nomination se fait par résolution du conseil d’administration. La personne ainsi nommée par le conseil d’administration doit être un membre en règle de la corporation. Le mandat du nouvel administrateur se termine à la prochaine assemblée générale.

7.15 Si le nombre d’administrateurs est moindre que le quorum en raison de vacance, une assemblée générale spéciale des membres est convoquée selon la forme prescrite aux présents règlements.

Rémunération

7.16 Les membres du conseil d'administration ne sont pas rémunérés pour leurs services au sein du conseil. Les frais engagés dans le cadre de leurs fonctions (frais de déplacement, de représentation et autres) sont remboursables à un taux établi par décision du conseil d'administration.

Pouvoirs

7.17 Le conseil d'administration : Administre et dirige les affaires de la Corporation en conformité avec sa charte et ses règlements;

Prépare et approuve les prévisions budgétaires de la corporation;
Élabore les politiques de fonctionnement et supervise les activités, actions ou projets de l’organisme en tenant compte des orientations, buts et objectifs définis dans la charte et les règlements;
Fait, auprès de l’assemblée générale, les recommandations jugées nécessaires, soit en rapport avec les règlements ou toute autre question d’importance;
Dépose à l’assemblée générale les états financiers vérifiés, un rapport des activités et les prévisions budgétaires;
Comble les vacances dans son sein;
Accepte ou refuse les nouveaux membres de la Corporation selon les conditions d’admission établies;
Est responsable de l’embauche et du congédiement du personnel;
Peut destituer tout administrateur de la Corporation et combler le poste vacant;
Soumet à l'assemblée générale, pour adoption, les modifications aux règlements généraux, proposition de cotisation annuelle, un plan de programmation des activités et plan de développement, sauf en cas d’urgence où les administrateurs peuvent agir à leur discrétion et, en pareil cas, ils devront faire ratifier par l'assemblée générale les actes ainsi posés.

8. Rôles et fonctions des administrateurs

Désignation

8.1 Les officiers de la Corporation forment le comité exécutif. Ils sont au nombre minimum de quatre (4) personnes : le président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier.

Élections

8.2 Les administrateurs élus doivent, à leur première réunion suivant l'assemblée générale annuelle où des élections ont lieu, élire entre eux les officiers de Corporation.

Mandats

8.3 Tous les officiers sont élus pour un mandat d’un an se terminant à l'assemblée générale annuelle suivante. Ce mandat est cependant renouvelable tant et aussi longtemps que cet officier conserve sa qualité d’administrateur et/ou de membre actif.

8.4 Le mandat du comité exécutif est déterminé par le conseil d’administration.

Président

8.5 Le président du conseil d'administration est l’officier exécutif responsable de la Corporation. Il préside toutes les assemblées des membres et du conseil d'administration. Il voit à l’exécution des décisions des assemblées générales et du conseil d'administration, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs inhérents à ses responsabilités de même qu’il exerce tous les pouvoirs qui pourront, de temps à autre, lui être attribués par le conseil d'administration. Il représente d’office la Corporation dans ses rapports publics et privés. Il est membre de tous les comités du conseil d'administration.

Vice-président

8.6 Le vice-président du conseil d'administration collabore étroitement avec le président dans l’application des ses fonctions et la réalisation de ses tâches. Il est appelé à remplacer le président en cas d’absence ou d’incapacité d’agir de ce dernier et en exerce, à ce moment-là, tous les pouvoirs et fonctions. Il remplit toutes fonctions qui peuvent lui être attribuées par le président ou le conseil d’administration.

Secrétaire

8.7 Le secrétaire a la garde des livres de comptes rendus, de tous les règlements corporatifs, du sceau et de toute autre documentation relative à la Corporation. Il dresse les avis de convocation et les comptes rendus de la Corporation (conseil d'administration et assemblée générale) qu’il contresigne. Il assure la correspondance générale relative à la Corporation. Il remplit toutes autres fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le conseil d'administration.

Trésorier

8.8 Le trésorier a la responsabilité et la garde des fonds de la Corporation et des livres de comptabilité. Il tient un relevé précis des biens et des dettes, des recettes et des déboursés de la Corporation, dans des livres appropriés à cette fin. Il dépose dans une ou plusieurs institutions financières déterminées par le conseil d'administration les deniers de la Corporation. Il doit laisser examiner les livres et comptes de la Corporation par les personnes autorisées à le faire. Il remplit toutes autres fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le conseil d'administration.

Démission

8.9 Tout membre ayant un rôle d’officier peut démissionner de son poste et conserver, s’il le désire, son siège au conseil d'administration. L’avis écrit de démission doit être remis au président ou au secrétaire de la Corporation et prend effet lorsque le conseil d'administration l’accepte par résolution.

Vacance

8.10 Si le poste de l’un ou l’autre des officiers devient vacant pour quelque raison que ce soit, le conseil d'administration, par résolution, peut élire ou nommer un autre administrateur qualifié pour remplir la durée du mandat non écoulé du poste laissé vacant.

Destitution

8.11 Tout administrateur reconnu coupable d’infraction envers la Loi sur les compagnies, Partie III, est automatiquement destitué de son poste au sein du conseil d'administration.

9. Dispositions financières

Année financière

9.1 L’exercice financier de la Corporation s’étend du 1er mai au 30 avril de l’année suivante.

Financement

9.2 La Corporation est financée par les cotisations des membres, par des subventions gouvernementales ou autres, par des contrats, par des revenus d’opération et de fonctionnement et par toutes autres sources autorisées par le conseil d'administration, en conformité avec sa charte et ses règlements.

Livres et comptabilité

9.3 Le conseil d'administration fait tenir par le trésorier ou sous son contrôle un ou des livres de comptabilité dans lequel ou lesquels sont inscrits tous les fonds reçus ou déboursés par la Corporation et toutes les dettes ou obligations, de même que toutes autres transactions financières de la Corporation. Ce livre ou ces livres sont tenus en un endroit choisi par le trésorier et sont ouverts en tout temps raisonnable à l’examen du président et/ou du conseil d'administration.

Vérification

9.4 Le vérificateur est nommé chaque année par les membres lors de l’assemblée générale annuelle. Sa rémunération est fixée par le conseil d’administration.

9.5 Si le vérificateur cesse de remplir ses fonctions pour quelque raison que ce soit avant l’expiration de son mandat, les administrateurs peuvent combler la vacance en lui nommant un remplaçant qui sera en fonction jusqu’à l’expiration du terme de son prédécesseur.

Contrats, chèques, traités, comptes de banque

9.6 Tous les actes, effets de commerce, transferts, contrats, engagements, obligations et autres documents qui requièrent la signature de la Corporation doivent au préalable être approuvés par le conseil d’administration.

9.7 En absence d’une décision du conseil d’administration, le conseil d'administration peut en tout temps, par résolution, autoriser d’autres personnes à signer au nom de la Corporation. Cette autorisation peut être générale ou se limiter à un cas particulier. Sauf tel que susmentionné et sauf toute disposition au contrat dans les règlements de la Corporation, aucun officier, représentant ou employé n’a le pouvoir ni l’autorisation de lier la Corporation par contrat ou autrement, ni d’engager son crédit.

Lettres de charge

9.8 Les chèques, billets ou autres effets bancaires de la Corporation sont signés par deux (2) des trois (3) personnes nommément chargées par le conseil d’administration pour les signer.

Affaires bancaires

9.9 Les fonds de la corporation peuvent être déposés au crédit de la corporation dans une ou plusieurs banques ou institutions financières situées dans la province de Québec et désignées à cette fin par les administrateurs.

Déclarations

9.10 Le président ou toute personne nommée par le président est autorisée à comparaître et à répondre pour la Corporation à tout bref, ordonnance ou interrogatoire émis par une Cour et à répondre au nom de la Corporation à toute procédure dans laquelle la Corporation est partie.

10. Amendements aux règlements

10.1 Le conseil d’administration peut, dans les limites permises par la Loi sur les compagnies, amender le présent règlement, l’abroger ou en adopter un nouveau. Ces amendements sont en vigueur dès leur adoption et ils le demeurent jusqu’à la prochaine assemblée annuelle ou spéciale des membres de la Corporation; ils seront ratifiés à la majorité simple par les membres actifs présents pour continuer d’être en vigueur.

13.3 Les comités sont dissous lorsque leur mandat a été accompli.

ADOPTÉ par les administrateurs, ce 10e jour du mois de juin 2007

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